Skip to main content

6 manieren om onweerstaanbare emails te schrijven

6 manieren om onweerstaanbare emails te schrijven

E-mails. We schrijven ze allemaal. En we zouden allemaal willen dat we betere schreven: e-mails die overtuigen, verleiden, inspireren en soms zelfs verkopen.

E-mail maakt het mogelijk om bijna iedereen te bereiken, overal, op elk gewenst moment. Dit geeft je de mogelijkheid om een potentiële klant of samenwerkingspartner te bereiken met de juiste boodschap, op precies het juiste moment. In 2014 werden er elke dag ongeveer 196.3 miljard e-mails verzonden en ontvangen. Dat enorme aantal zal in 2019 tot een nieuw hoogtepunt komen van maar liefst 236.5 miljard. En dat betekent dat als je niet iets doet om je te onderscheiden in een overvol ‘postvak in’, jouw e-mail waarschijnlijk ongeopend zal blijven.

E-mail kan een krachtige tool zijn voor het bouwen van nieuwe relaties en het scoren van nieuwe business, maar je moet wel leren hoe je vanaf moment één de aandacht van iemand kunt vangen. Wanneer je een eigen freelance bedrijf opstart is het van groot belang te leren om consequent strategisch gecreëerde ‘cold’ e-mails te versturen om nieuwe klanten te werven. Dit is met name van belang wanneer je net gestart bent met jouw bedrijf, je op zoek bent naar de eerste reeks nieuwe klanten voor jouw product of dienst, of je probeert je klantenbestand uit te breiden.

De kunst van het maken van een bijzondere eerste indruk via e-mail vereist een diep begrip van hoe mensen omgaan met hun postvakken en wat hen zal doen lezen (en reageren). En om het nog uitdagender te maken, heb je een beperkte hoeveelheid tijd om die eerste indruk te maken.

Gemiddeld heeft een persoon ongeveer 100 milliseconden nodig om een eerste indruk van iemand te vormen. E-mailontvangers nemen een vergelijkbare hoeveelheid tijd in beslag om te bepalen of jouw bericht het lezen waard is. Als jouw e-mailadres ook maar in de geringste vorm op spam lijkt of onoprecht overkomt, verwacht dan dat jouw e-mails nooit gelezen zullen worden.

Dit zijn dé zes stappen om e-mails te schrijven die een fantastische eerste indruk maken.

 

1. Gebruik een professioneel e-mailadres

Je wilt serieus genomen worden, toch? Gebruik je gezonde verstand bij het selecteren van een professionele en toepasselijke naam voor jouw e-mailadres, afhankelijk van het soort industrie waarin je je begeeft. Als je een e-mailadres zoals -sk8rdude2009@hotmail.com hebt, kan ik garanderen dat jouw e-mail niet gelezen gaat worden. Niet alleen zullen jouw berichten door de filter meer kans hebben om als spam of reclame in de ongewenste map terecht komen, maar zelfs als iemand jouw bericht opent, vormen ze zeer snel een mening van je op basis van je gedenkwaardige (voor de verkeerde redenen) e-mail-alias. Het gebruik van een Gmail account of je eigen domeinnaam e-mailadres is zeer aan te raden, en zorg ervoor dat je je naam en zakelijke foto instelt. Een professionele handtekening met je naam, telefoonnummer, e-mailadres, de link naar de bedrijfswebsite (met portfolio) zijn tevens belangrijk. Hierdoor kan je potentiële klant eenvoudig naar je werk kijken en bepalen of je geschikt bent voor de opdracht.

2. Gebruik creatieve en relevante onderwerpregels

Naast het kijken naar de afzendernaam en het e-mailadres, fungeert de onderwerpregel als de grootst bepalende factor of je e-mail wel of niet geopend wordt. Goede onderwerpregels zijn zowel verleidelijk en oprecht, terwijl slechte regels verkeerd kunnen worden geïnterpreteerd als spam. Het is aan te raden een aantal vaste onderwerp regelsjablonen te gebruiken en bij te houden welke succesvol zijn. Bijvoorbeeld: “(Bedrijfsnaam) Online marketing plan”. Hierdoor weet de ontvanger direct waar deze e-mail betrekking tot heeft en dat ik al een plan voor hen heb. Vergeet niet, de meeste postvakken ontvangen dagelijks een hoog volume van ongewenste e-mail, dus als jouw onderwerpregel niet in eerste opslag de aandacht van de ontvanger trekt, dan wordt het waarschijnlijk genegeerd.

3. Maak het persoonlijk

Neem de tijd om echt je huiswerk te doen voordat je contact op neemt met potentiële klanten. Kan je iets leren over hun persoonlijke belangen of voordelige details over het bedrijf door het lezen van hun websites en sociale media pagina’s? Een goed voorbeeld begon met de onderwerpregel "Een wederzijdse liefde voor dieren en Content Marketing." Omdat de verzender de tijd nam om de klant te onderzoeken, en ontdekte dat hij duizenden honden foto's op Instagram posten, was hij in staat op een veel persoonlijkere manier contact te leggen. Het gebruik van voornamen in e-mails is ook aan te raden, want het gebruik van de heer of mevrouw Huppeldepup geeft direct een zakelijke afstand tussen beide partijen. Niets toont meer relevantie als een persoonlijke connectie.

4. Leveren aan verwachtingen

Het is één ding dat je een potentiële klant hebt die je e-mails opent, maar het behouden van hun belangstelling en het daadwerkelijk naleven van de verwachting die is geschept met de slimme onderwerpregel is iets totaal anders. Zorg dat de eerste zinnen en alinea van je e-mail voldoende relevante details bevatten om de lezer geboeid te houden. Een korte vermelding over hoe je de klant hebt ontdekt, het plan dat je voor hem of haar hebt samengesteld, en statistieken of voorbeelden van hoe je een vergelijkbaar of relevant project hebt gedaan in het verleden (inclusief link naar relevante website), helpen allen in het leveren van de verwachtingen.

5. Houd het kort en krachtig

Schrijf nooit meer dan drie korte alinea’s wanneer je ‘cold’ e-mails stuurt. Dit heeft te maken met het begrip van hoe wij e-mail gebruiken. De meesten van ons hebben zeer korte aandacht spanne en klanten slaan vaak stukken over naar het punt waar het concreet wordt. Ben jij het die ze zoeken of niet. Door je e-mails kort en krachtig te houden voorkom je dat je een potentiële klant overspoelt met informatie. Gebruik voor de prettige leesbaarheid alinea’s van niet meer dan drie of vier regels, duidelijke secties en opsommingstekens. Vermijd lange zinnen zoveel mogelijk, pas de conceptversie aan tot het minimale aantal woorden zonder verlies van kwaliteit en impact.

6. Bereik vertrouwen en geloofwaardigheid

Eerste indrukken blijven over het algemeen plakken. Indien je in een vroeg stadium vertrouwen kunt kweken dan ben je goed op weg. Je e-mail moet duidelijk laten zien dat je een onderwerp deskundige bent, of leider bent op het gebied van het onderwerp. Doe dat wel zonder teveel in details te treden, en zonder betweterig over te komen.

Laat je eerdere werk (dat je in vorige e-mails hebt getoond) voor zich spreken. Benoem aan het einde van je ‘cold' e-mails altijd een ‘call to action’. Wat is de volgende stap? Een mooi voorbeeld om je e-mail mee af te sluiten is: ‘Ik hoor graag wanneer je deze week tijd hebt om hierover te praten’, waaruit blijkt dat je klaar staat om direct te beginnen.

Veel succes en blijf oefenen!